Empresa

Ya tenemos espacio abierto ¿y ahora qué?

Sin una revisión profunda de las operaciones y los hábitos el cambio cultural que simbolizan las oficinas abiertas no se consigue

Javier Fañanás

Director de proyectos y consultor


www.smart-management.es

 

Como no tengo remedio ni aprendo de mis errores, un privilegio, hace poco me dejé llevar por el ascendiente Libra de mi zodiaco y me metí en otro charco. En esta ocasión no fue grave porque, a pesar de ser una discusión intensa en un pueblo de la España profunda no me tiraron al pilón; por cierto, no frunzas el ceño porque el concepto de España profunda no hay que tomarlo en sentido geográfico. El tema era muy sabroso y sobre el cual todos tenemos opinión y experiencia: las oficinas con espacios abiertos, modernidad frente a esos modelos antiguos de cubículos o incluso los pretéritos con puertas cerradas, el paradigma de todos los problemas de Recursos Humanos según algunos autores.

Y aquí he tenido varias experiencias, algunas de las cuales puedo referir; no son todas, ni pretendo que sean universales ni que estadísticamente todas las vuestras se tengan que asemejar a ellas, pero son las que han ido pergeñando mi opinión junto con comentarios vuestros y de otros usuarios (o sufridores, según se mire).

En una de ellas una empresa identificó como debilidad la baja capacidad comunicativa entre sus departamentos, aunque sería más apropiado decir entre sus empleados. Y una de las razones era que se hallaban radicados en un inmueble antiguo bastante céntrico, con muchas plantas y entreplantas que invitaban a instalar departamentos aprovechando la especial morfología del edificio; y claro, enseguida encontraron razones para poner puertas y para decidir la organización en función de cómo se distribuían las plantas. Aprovechando el traslado de las oficinas a un polígono del extrarradio transformaron la debilidad en oportunidad al moverse al extremo opuesto y declarar oficinas de espacio abierto donde solo el Director General tenía despacho cerrado en una zona diferente, de representación. Avezado lector, ¿mejoró la comunicación? Pues en ese caso hubo una mejora, pero no significativa porque la comunicación, como muchos otros aspectos humanos, es volitiva y si los actores no quieren no hay mucho que hacer. El axioma "casi sin querer, simplemente por contagio o por ósmosis al estar tan cerca, te enterarás de lo que hace el otro" no funcionó como se esperaba; más bien afloraron agravios entre departamentos que estaban soterrados en las entreplantas, agravios tales como a qué hora van al baño las chicas de un departamento a acicalarse antes de fichar a la salida, los permisos extraconvenio de otro departamento, la nula actividad de tal miembro relevante (a la sazón, representante), etc. Desde la óptica de la Dirección se pusieron las condiciones idóneas para mejorar la comunicación, condiciones físicas, pero no hubo una revisión profunda de los procesos ni de los hábitos que estaban insertados en el ADN durante décadas por lo que no debería extrañarnos que no hubiese un cambio significativo en las prácticas comunicativas. Los Directores tampoco hicimos un esfuerzo adicional aduciendo que había otras prioridades y perdimos una buena oportunidad de revisar todas esas cosas que fluyen por debajo de la superficie y que son realmente nucleares para la empresa.

La comunicación es volitiva y si los actores no quieren no comunicarán más por muchos tabiques que eliminemos

En otra de ellas, edificio de oficinas de varias plantas con vistas a montaña emblemática en ciudad top, la decisión fue muy parecida: espacio abierto para todos excepto para los Directores, que tenían despacho en las esquinas de forma que fuimos creando virreinatos, dos o tres por planta. Aquí el problema no fue la comunicación sino la gestión de las expectativas y la flexibilización de las normas en beneficio del negocio (¿Cuántas veces habéis usado este mantra para justificar decisiones que van contra las normas vigentes?) y la aparición de agravios comparativos por esa flexibilización. Me explico. ¿Cómo no vamos a poner un despacho para ese Jefe - de digamos Ventas o Recursos Humanos - que no llega a Director pero trata temas confidenciales? Claro, sin duda, que tenga despacho, más pequeño que el Director pero con puerta para que pueda custodiar los secretos y se mantenga la privacidad de las conversaciones. ¿Y qué hacemos con ese otro, que cobra lo mismo o más que los anteriores, que es clave para el negocio y que si se desmotiva nos hace un agujero tremendo? Pues no pasa nada, le hacemos un despacho parecido en tamaño a los otros pero sin puerta. Os parecerá mentira pero hubo más niveles de forma que transformamos una instrucción positiva en un tetris difícil de explicar y que era sometido a escrutinio cada vez que teníamos una baja o un alta nueva. Es decir, desanduvimos el camino y creamos una estructura de despachos que era parecida a un organigrama tradicional pero con tinte inmobiliario. De nuevo el problema no es la norma sino la aplicación que hacemos de ella.

Hace unos números escribía sobre una empresa en la que estaban permitidas las mascotas; era la punta de lanza de un modelo de oficinas tipo Google, espacio abierto, normas relajadas en horario y vestuario, poca jerarquía y foco en el conocimiento. En ese caso el objetivo primordial era la consecución individual o de pequeños equipos, sin mucha estructura transversal y con déficits en comunicación y gestión. No era extraño ver personalizaciones del puesto de trabajo tales como el uso de esos auriculares en que la fidelidad del sonido es directamente proporcional a su tamaño, y que permitían una mayor concentración individual, extremo que no niego pero cuestiono la burbuja creada alrededor de cada uno de ellos en muchos momentos de la jornada.

El espacio abierto es una respuesta a los alienantes cubículos de los 90, pero no está claro que sea la solución o una moda

En fin, podría seguir aportando historietas pero no es el objetivo. Eso sí, afirmo que la gestión del espacio y los privilegios es uno de los desafíos más grande que enfrenta el pobrecito de Recursos Humanos; el otro es las secretarias compartidas. Y hay otros factores a considerar, algunos muy positivos (tales como el intercambio fluido de ideas que surgen de un comentario que oyes aunque no vaya dirigido a ti, una especie de serendipia) y otros no tanto (como las distracciones visuales y auditivas que duplican la perdida de productividad según un estudio del Journal of Environmental Psicology) pero me voy a centrar en algunas reflexiones para que todos forméis opinión:

  1. La resistencia al cambio es innata en el ser humano. No es lo mismo partir de cero (todos pensamos en una start-up en que un grupo de jóvenes graduados trabajan febrilmente en el desarrollo de un proyecto, todos juntos en un espacio único en modo tormenta de ideas) que transformar unas oficinas tradicionales a un modelo de espacio abierto donde los inconvenientes priman sobre las ventajas en opinión de los empleados. Hay estadísticas que afirman que un 50-60% de los empleados rechazan el modelo; no voy a ser purista en este campo y hago mía la frase de Stalin que afirmaba que no se fiaba de ninguna estadística que no hubiese manipulado él mismo primero, pero concluyo que la resistencia es un factor a considerar cuando tomes esta decisión porque la insatisfacción emocional con el lugar de trabajo estará asociada con una pérdida de productividad.
  2. Otro manido tópico es la pérdida de confidencialidad. En mi opinión no es un factor relevante que puede solventarse con un poquito más de cuidado y la puesta a disposición de más salas de reuniones y de microsalas para reuniones de dos o tres personas.
  3. Los espacios abiertos aplanan las organizaciones y suavizan las jerarquías, factores ambos muy positivos según mi punto de vista y que seguro que serán del gusto de los millenials.
  4. ¿Se optimiza el espacio? Yo diría que sí en general, porque la ausencia de tabiques facilita modelos de distribución de mesas en que - manteniendo un mínimo de metros cuadrados por empleado - son necesarios menos metros. Ahora bien, si asociamos espacios abiertos a modelo Google con ping-pong, sofás, espacio de videoconsolas y futbolín, etc tengo mis dudas. Es obvio que en términos constructivos o de mantenimiento el modelo de espacio abierto es más barato y más flexible a la hora de efectuar cambios organizativos.
  5. El espacio abierto es un paso hacia el utópico modelo en que el empleado no tiene sitio asignado. Creo que nos falta mucho para llegar allí y no estoy convencido de que el modelo en sí mismo no suponga una merma en alguna de las ventajas que supone el espacio abierto. No he leído grandes historias de éxito más allá de la propaganda interesada (ojo, no digo que no existan).
  6. No he visto datos concluyentes sobre el número de días de baja en un modelo u otro en función de la capacidad de propagación de gérmenes por lo que lo aparco en la carpeta de Leyendas Urbanas. En ese mismo lugar archivo el tópico de que las oficinas abiertas son más ruidosas; mi experiencia no es esa, y es dependiente en ambos modelos de las personas de cada organización y el respeto mutuo que se profesen.
  7. No soy capaz de discernir si esta es otra moda que pasará de forma efímera y será sustituida por una nueva práctica novedosa. Es meridianamente claro que el espacio abierto es una respuesta a las críticas de los empleados de los 90 en que la moda eran los cubículos, tan asfixiantes como alienantes. Ya hay empresas modernas abogando por modelos mixtos, semiabiertos, con espacios cerrados, con paneles movibles, etc.

La cultura de la empresa no cambiará por tener una oficina guay, porque el espacio es solo una parte del ecosistema

La red está llena de artículos y posts a favor y en contra, algunos francamente divertidos y aportando datos de centros muy reputados para arrimar el ascua a su sardina; hay uno que me ha gustado especialmente cuyo título es "Las oficinas de espacio abierto deberían estar prohibidas", con el subtítulo "Por favor, dejadme trabajar en paz"; está escrito por Hannah Ewens y empieza diciendo "Escribo este artículo desde una oficina de espacio abierto. Ahora mismo estoy oyendo los rollizos dedos de Joel Golby aporrear el teclado del ordenador, las cucharillas tintinear contra las tazas,.."; no hace falta que os diga el resto de sus opiniones.

Personalmente soy un firme defensor del espacio abierto pero no para cualquier empresa ni en cualquier momento. La decisión no puede depender de la emoción de un líder o de un intento de copiar el modelo de tal empresa porque las circunstancias son especificas para cada uno y, sobre todo, no te olvides de seguir uno de los 7 hábitos de Covey (Begin with the end in mind) preguntándote qué fines persigues, qué barreras encontrarás y qué beneficios - directos y marginales - hallarás en el proceso, y si todo eso compensa ¡adelante! Y un par de consejos más: no dejes el proceso en modo rueda libre pensando que ya has decidido e implantado y que es responsabilidad de los otros que funcione, y no asumas que cambias la cultura de la compañía poniendo oficinas guay porque esto es solo una parte del ecosistema total (horarios, flexibilidad, teletrabajo, variable, sistemas de control, etc).

He estado buscando frases célebres sobre espacios abiertos en la oficina y no encuentro. O bien es un fenómeno tan reciente que no hay celebridades que opinen o bien es un tema tan banal que las mentes sesudas no gastan fósforo en iluminarnos; lo que sí existe es un sinfín de frases motivadoras para colgar en las paredes de tus oficinas abiertas... quizás puedas empezar la transformación por ahí.