Algú pot pensar que fer una factura electrònica és simplement, convertir la factura en PDF i enviar-la per correu electrònic. Res més lluny de la realitat. La nova regulació de la factura electrònica entre empresaris i professionals no va d'enviar el mateix document per una altra via, sinó de canviar la manera de facturar, controlar i acreditar el pagament de les operacions comercials.

El punt de partida és la Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses, que va establir l'obligació general d'expedir, remetre i rebre factures electròniques en les relacions entre empresaris i professionals. Posteriorment, el Reial Decret 238/2026, de 25 de març, ha desenvolupat aquest sistema i ha modificat també el Reglament de facturació.

Convé distingir aquesta obligació d'altres sistemes de facturació electrònica que ja existeixen. La regulació de la Llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d'empreses, desenvolupada pel Reial decret 238/2026, afecta les factures que s'intercanvien empreses i professionals entre sí. Per tant, no és el mateix que la factura electrònica exigida quan es factura a una administració pública, ni tampoc que VERIFACTU, que se centra en la remissió i verificació dels registres de facturació davant l'Agència Tributària. Són obligacions diferents, amb destinataris, finalitats i requisits tècnics propis.

En tot cas, cal dir que si bé el Reial decret 238/2026 ja es troba en vigor des del 20 d'abril passat, el fet cert és que encara no és plenament exigible, doncs la seva aplicació efectiva resta pendent d'una Ordre Ministerial que haurà de concretar el desenvolupament tècnic de la solució pública de facturació electrònica gestionada per l'Agència Tributària.

Per tant, avui el missatge correcte és que l'obligació ja està prevista i el marc jurídic essencial ja existeix, però els terminis d'adaptació encara no han començat a córrer. Ho faran quan entri en vigor l'Ordre Ministerial pendent.

A partir d'aquell moment, les empreses i professionals amb un volum d'operacions superior a 8 milions d'euros disposaran de dotze mesos per adaptar-se. La resta tindran vint-i-quatre mesos. A més, per a determinades persones físiques i entitats en règim d'atribució de rendes amb volum d'operacions igual o inferior a 8 milions d'euros, l'obligació d'informar sobre els estats de la factura s'ajorna dotze mesos addicionals.

El canvi, però, no és només de calendari. La factura electrònica obligatòria no està pensada com una factura "visible", sinó com una factura estructurada, interoperable i traçable. és a dir, una factura que pugui ser llegida automàticament pels sistemes informàtics, circular entre plataformes diferents i deixar constància del seu recorregut.

Això significa que, com a regla general, no n'hi haurà prou amb enviar un PDF. La factura haurà d'incorporar informació tractable electrònicament i permetre saber què ha passat després d'emetre-la: si ha estat acceptada o rebutjada, quan s'ha pagat i en quina data s'han produït aquests estats. La norma també preveu altres situacions informables, com l'acceptació parcial, el pagament parcial o la cessió de la factura a un tercer per al seu cobrament o pagament.

Aquest és, probablement, l'aspecte més rellevant per al món empresarial. La factura electrònica no és només una eina de digitalització administrativa, sinó que és també un instrument de transparència i de control de la morositat comercial. Permetrà acreditar millor quan es factura, quan s'accepta una factura i quan es paga realment.

Per això, encara que l'obligació no sigui avui plenament exigible, esperar a l'últim moment seria una mala decisió. Les empreses hauran de revisar els seus programes de facturació, els circuits interns d'aprovació, la gestió dels cobraments, la relació amb proveïdors tecnològics i la forma de documentar les operacions.

La factura electrònica no és només un canvi de suport, és un canvi de cultura empresarial. Qui s'hi anticipi podrà guanyar ordre, control i seguretat. Qui ho deixi per al final descobrirà massa tard que no es tractava només de deixar d'enviar PDFs, sinó de facturar i cobrar d'una altra manera.