Amb l'arribada de la transformació digital, alguns processos han canviat radicalment, especialment els relatius a l'ús de paper per a tràmits empresarials. El consum excessiu de paper, a més de ser un factor que incideix negativament en el medi ambient, suposa també una despesa i augment de temps de gestió per les organitzacions, amb la consegüent pèrdua de productivitat.

En aquest context, l'estratègia paper zero és un punt d'inflexió en moltes organitzacions que busquen ser més eficients en els seus processos i, per descomptat, contribuir positivament amb el planeta. És evident que els documents digitals han permès reduir la sobrecàrrega de paper a les oficines i, a més a més, han contribuït a reduir costos i a augmentar la productivitat de les organitzacions, ja que la seva digitalització permet una gestió molt més àgil y eficient.

Però com podem aconseguir aquesta "despaperització"? En l'actualitat, nombroses empreses dediquen els seus esforços a optimitzar i digitalitzar els seus processos amb solucions tecnològiques. Especialment dels departaments d'administració o de gestió de personal. Amb les eines de gestió de persones, a més de gestionar tot el cicle de vida d'una persona empleada, podem aconseguir aquesta reducció en l'ús del paper gràcies a les funcionalitats com la signatura digital i la digitalització de tiquets i despeses de viatge.

En què consisteix tot això? En primer lloc, la signatura digital, és una eina que ens permet ser més ràpids en tots el processos, ja que permet agilitzar accions que abans eren manuals. Gràcies a aquest programa, els documents són firmats pel client a través d'un missatge al seu telèfon mòbil de manera telemàtica, el que també permet estalviar en desplaçaments. I finalment, una vegada aquest document s'ha signat, és reenviat al client amb la firma al document i guardat al núvol per tenir-lo sempre a mà.

Però quants beneficis més hi ha associats a la digitalització i a la reducció de l'ús del paper? N'enumerem uns quants: ajuda a reduir els temps de cerca de documents; augmenta la seguretat d'accés a la informació; proporciona versatilitat envers la informació, ja que qualsevol document es pot incorporar a qualsevol altre; permet tenir accés a la informació en temps real i sincronitzat; permet accedir a la informació a través de diferents dispositius tecnològics; garanteix un compliment dels processos; estalvia espai físic; disminueix els costos associats al processament manual del document; i fomenta la sostenibilitat mediambiental.

Un exemple de reducció de paper és el cas de l'empresa COVAP, una potent cooperativa d'alimentació animal, càrnia i làctia fundada en 1959 a Còrdova. COVAP compta amb una plantilla de 1.000 empleats i empleades i gràcies a les aplicacions de signatura digitals biomètrica, centralitzada i remota, han vist resolts altres reptes actuals derivats, en part, al gran nombre de plantes de producció.

Gràcies a la signatura digital integrada a la seva eina de gestió de nòmines i RRHH, COVAP ha aconseguit digitalitzat més de 700 contractes a l'any amb 5 pàgines de mitjana cadascun i necessitant 3 còpies per a cadascun. És a dir, han estalviat aproximadament 11.250 fulles. Cal afegir aquelles còpies de cartes de terminació de contracte, dos d'empresa i treballador més dos de la *RLT. En total 4 fulles per a cadascun dels 500 treballadors, que resulten 2.000 fulles més.

L'empresa gestiona contractacions totes les setmanes i ho fa també des d'altres plantes situades a Lugo i Girona. Ara poden enviar la documentació necessària sense escanejar per a enviar, la qual cosa suposa un estalvi de temps important, així com una reducció de costos, tots impulsant una gestió empresarial més sostenible.